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Politique de confidentialité

Politique en matière de protection des renseignements personnels de l’organisme Ressources Parents Vanier (RPV)

Merci de visiter le site WEB de Ressources Parents Vanier, ci-après nommé RPV et de prendre connaissance de sa Politique en matière de protection des renseignements personnels, ci-après nommée POLITIQUE.

En naviguant sur le site WEB de RPV ou en utilisant ses systèmes ou ses services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente POLITIQUE et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant. 

La présente POLITIQUE de confidentialité est composée des éléments suivants :

  1. Objectifs de la politique de confidentialité;
  2. Entrée en vigueur;
  3. Modalités de recueil du consentement;
  4. Objectifs de la collecte de données;
  5. Renseignements personnels collectés;
  6. Finalités de traitements des données;
  7. Les procédés de traitements utilisés;
  8. Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels;
  9. Partage et raisons du partage des renseignements personnels à des tiers;
  10. Utilisation de témoins et technologies similaires;
  11. Conservation des renseignements personnels;
  12. Informations supplémentaires.

1. Objectifs de la POLITIQUE

Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour RPV, c’est pourquoi, par la présente POLITIQUE, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.

Afin d’assurer cette protection, RPV s’engage à ne collecter, traiter et partager une information permettant d’identifier un individu que lorsque ce dernier y a consenti, à moins que cela ne soit permis ou requis par la loi, auquel cas votre consentement ne sera pas nécessaire.

La POLITIQUE a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon dont RPV, ou toute personne agissant en son nom, va collecter et utiliser leurs renseignements personnels. Elle se veut être en langage clair afin de s’assurer un consentement éclairé des utilisateurs. 

Aux fins de la présente POLITIQUE, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d’identifier une personne. Dans la mesure du possible, nous rendrons anonymes, remplacerons par ces pseudonymes et/ou agrégerons les renseignements personnels en notre possession afin qu’ils n’identifient plus une personne.

2. Entrée en vigueur

La présente POLITIQUE s’applique à partir du 22 septembre 2023.

3. Modalités de recueil du consentement

RPV s’engage à recueillir un consentement avant de collecter les renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.

Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.

Il n’est pas toujours possible, notamment dans le cadre d’une demande de l’État, d’obtenir le consentement de la personne pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels. Nous nous engageons à ne jamais communiquer ce type de renseignements, autrement qu’en conformité avec la présente POLITIQUE, sauf si la loi nous y oblige ou si elle le permet.

4. Objectifs de la collecte de renseignements personnels

Les renseignements personnels collectés le sont conformément aux finalités et objectifs fixés dans la présente POLITIQUE.

Les renseignements personnels collectés permettent :

  • D’accomplir notre mission en conformité avec les objectifs définis dans la charte et les règlements généraux;
  • De proposer des activités à jour avec les besoins des familles;
  • D’évaluer les effets des activités offertes sur la réponse aux besoins des familles participantes;
  • De protéger la vie privée des familles participantes en vérifiant l’identité des personnes qui communiquent avec nous par téléphone, par voie électronique ou autrement;
  • De répondre à certaines obligations légales liées aux lois qui régissent une organisation telle quel RPV.

5. Renseignements personnels collectés

RPV peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le fera que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées, comme décrit dans la présente POLITIQUE, ou lorsque permis ou requis par la loi. 

Les renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre vous et RPV. C’est pourquoi nous devons en priorité vous informer de la nature des renseignements personnels que nous utilisons. 

Nous protégeons tous les renseignements personnels recueillis. Parmi les renseignements personnels susceptibles d’être recueillis et utilisés, nous accordons une attention particulière notamment aux renseignements suivants :

  • Identification : prénom, nom, date de naissance, âge, infos médicales, données démographiques;
  • Coordonnées : numéro de téléphone, adresse, adresse électronique;
  • Interactions : lorsque vous communiquez avec nous par courriel, par clavardage, en soumettant un commentaire, en prenant un rendez-vous, en vous abonnant à notre infolettre ou en visitant notre Espace Client (si applicable), ou si vous nous faites parvenir votre curriculum vitae en postulant pour un emploi chez nous (si applicable), nous enregistrons votre interaction et, le cas échéant, chaque pièce jointe;
  • Utilisation de notre site: lorsque vous naviguez sur notre site Internet, nous recueillons automatiquement certains renseignements personnels sur les fichiers témoins de votre fureteur, notamment votre adresse IP, la langue de correspondance, la date et l’heure de vos visites ainsi que les pages consultées (si applicable);
  • Et tout autre renseignement personnel nécessaire dans le cadre de ses activités.

6. Les finalités de traitement des renseignements personnels :

  • Fournir nos activités, les personnaliser, les améliorer et les développer;
  • Offrir des activités en conformité avec la mission et résoudre les problèmes qui peuvent survenir en cours de réalisation;
  • Pour protéger la sécurité des personnes qui visitent le site web afin que nos fonctionnalités de sécurité empêchent le fonctionnement de logiciels malveillants et que nous puissions informer les utilisateurs de la détection d’un logiciel malveillant sur leur appareil ou encore avoir recours à la vidéosurveillance pour s’assurer de la sécurité du public lors d’évènements;
  • Pour procéder à des sondages ou offrir des abonnements à des publications telles qu’une INFO-LETTRE;
  • Faire des transactions liées à des inscriptions payantes ou non (si applicable);
  • Protéger les droits et la propriété, empêcher les fraudes et les activités d’un tiers qui violeraient la confidentialité (vol de données) et valider les renseignements liés aux interactions informatisées :
  • Pour nous conformer juridiquement aux lois. Par exemple, nous utilisons l’âge de nos clients pour être sûrs de respecter nos obligations en matière de protection de la vie privée des enfants ou pour s’assurer que le client respecte l’âge recommandé pour participer aux activités de RPV. Nous traitons également les coordonnées et les identifiants pour aider les clients à exercer leurs droits en matière de protection des données;
  • Participer à des recherches, notamment à des fins scientifiques et dans l’intérêt public, lorsque cela est permis par la loi.

7. Les procédés de traitement utilisés

RPV accorde la plus grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s’engage à traiter ceux-ci suivant les normes et standards dans lequel il réalise sa mission, uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tel que décrit à la présente POLITIQUE ou dans un avis spécifique à cet effet. Néanmoins, la sauvegarde absolue de ces derniers est impossible compte tenu des limites de sécurité inhérentes à une transmission via Internet. Les renseignements qui nous sont transmis le sont donc ultimement aux risques et périls de l’utilisateur.

8 Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels

RPV s’assure que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaires pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.

Vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente POLITIQUE.

Dans la mesure de nos moyens, nous vous fournirons un accès en temps opportun à vos renseignements personnels. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier votre identité.

Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous donner accès à vos renseignements personnels. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d’une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.

Si votre demande concerne des renseignements apparaissant sur des pages WEB ou des plateformes de tierces parties, veuillez contacter directement ces tierces parties.

9. Partage et raison du partage des renseignements personnels à des tiers

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ou des personnes extérieures de RPV, à l’exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente POLITIQUE et dans les limites de celle-ci, ainsi que dans les cas suivants :

  • Avec votre consentement;
  • Pour le stockage dans des serveurs infonuagiques, dans quel cas les renseignements personnels pourraient transiter par des juridictions tierces (notez que nous ne retenons que les services d’entreprises renommées et dotées de politiques de confidentialité);
  • Pour des besoins de traitement externe, nous transmettons des renseignements personnels à d’autres entreprises ou personnes de confiance qui les traitent pour notre compte, selon nos instructions, conformément à la présente POLITIQUE, avec un degré de sécurité des données au moins équivalent au nôtre et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité;
  • Pour des raisons juridiques, nous transmettons des renseignements personnels en dehors de notre entreprise si l’accès à ceux-ci est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations en vigueur.

RPV s’engage à ne jamais vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie. Il s’assure aussi que la compagnie qui héberge ses données s’est conformée à loi.

10. Témoins et technologies similaires

Une personne qui visite le site WEB de RPV se verra d’abord invité à accepter, paramétrer, ou refuser l’utilisation des témoins de navigation. Toutefois, le refus du visiteur de l’utilisation de témoins ne doit en aucun cas l’empêcher de visiter le site WEB de RPV.

Les fichiers témoins (« cookies »), servent pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur son site Web, ainsi que sur les destinataires de ses infolettres, les invitations et autres communications.

Les témoins sont des éléments d’information transmis par le serveur au navigateur lors d’une visite du site Internet et qui permettent d’identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.

Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l’historique de recherche lié à la session afin de faciliter l’expérience de navigation en ligne de l’utilisateur et sont d’utilisation courante dans le site WEB. Il est important de savoir que, l’activation de l’option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d’autres serveurs d’installer des témoins sur votre système. Vous pouvez définir les paramètres de votre navigateur pour qu’il vous informe de la présence de témoins, vous laissant ainsi la possibilité de les accepter ou non.

Veuillez noter que notre site WEB pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente POLITIQUE cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site web et RPV n’est pas responsable de la collecte ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.

11. Conservation des renseignements personnels

RPV garde les renseignements personnels collectés pendant différentes périodes de temps, en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’offre de ses activités. Durant la période de conservation, RPV prend des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels.

Les principaux endroits où sont conservés les renseignements personnels sont les installations où se déroulent les activités de RPV à Québec et chez le fournisseur WEB qui possède des serveurs contenant les renseignements personnels collectés par RPV.

Les renseignements personnels peuvent être conservés à l’extérieur du pays dans lequel vous vivez, si un tiers fournisseur ou une autre entité à qui nous divulguons des renseignements personnels conformément à la présente POLITIQUE est situé à l’extérieur du pays. Dans de tels cas, les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois locales des pays ou territoires au sein desquels les renseignements sont collectés, utilisés, divulgués ou entreposés, et les autorités gouvernementales et les autorités chargées de l’application de la loi de ces pays ou territoires peuvent y avoir accès.

Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et rendues anonymes pourront être conservées pour des périodes de temps prolongées. 

12. Informations supplémentaires

Modifications des présentes règles

Nous apportons des modifications à la présente POLITIQUE de temps à autre. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente POLITIQUE ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées et nous vous permettons d’accéder aux versions archivées en vue de les consulter. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site WEB.

Droit d’opposition et de retrait

Le droit d’opposition s’entend comme étant la possibilité offerte par RPV aux internautes de refuser que leurs renseignements personnels soient utilisés à certaines fins mentionnées lors de la collecte.

Le droit de retrait s’entend comme étant la possibilité offerte par RPV aux internautes de demander à ce que leurs renseignements personnels ne figurent plus, par exemple, dans une liste de diffusion.

Portabilité des renseignements personnels

Les personnes qui utilisent le site web de RPV peuvent exporter les renseignements personnels collectés sur elles, quelles qu’elles soient.

Sécurité de l’information

En cas de fuite ou de vol de renseignements personnels

Dans le cas où RPV verrait les renseignements personnels qu’il détient être l’objet d’une fuite, d’un piratage ou d’un vol, il prendra les mesures suivantes :

  • Revoir l’entièreté de ses renseignements personnels collectés afin d’identifier ce qui a pu être dérobé ou piraté;
  • En ayant recours à des moyens sécurisés, informer dans les plus brefs délais les personnes dont les renseignements personnels auraient pu être compromis, et les informer de la procédure mise en place pour faire face à la situation afin de les protéger;
  • Informer la Commission de l’Accès à l’Information (CAIQ).
 

Nous contacter

Coordonnnées de la personne responsable de la  protection des renseignements personnels pour Ressources Parents Vanier

Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez communiquer avec nous par le biais de l’adresse courriel suivante: directionrpv@outlook.com ou par téléphone au : (418) 527-4012.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels prendra contact avec vous dans les trente (30) jours suivant la réception de votre courriel.